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Gast Experte! hat diese Frage am gestellt
Ich möchte gerne als Vermieter wissen welche Kosten auf Mieter umgelegt werden können und ob es Vorlagen zu Jahresabschlußrechnungen/Betriebskostenabrechnungen gibt die man ggf. downloaden kann etc.
Stichwörter: mieter + umgelegt + welche + betriebskosten + können

1 Kommentar zu „Welche Betriebskosten können auf den Mieter umgelegt werden”

Gast Experte!

Welche Betriebskosten dürfen abgerechnet werden und welche Kosten muss der Vermieter selbst tragen?

in erheblicher Anteil der Gesamtmiete entfällt heute auf Betriebskosten. Betriebskosten fallen neben den Heizkosten unter den Oberbegriff der Nebenkosten, der alle Kosten umfasst, die neben der Grundmiete (sog. Netto-Kalt-Miete) gesondert anfallen. Ausgenommen sind davon Mieter, die eine sog. Inklusivmiete (auch Brutto-Kaltmiete) zahlen, bei denen also die miete die Nebenkosten umfasst und nicht gesondert abgerechnet werden.

Werden die Betriebskosten regelmässig abgerechnet, so empfiehlt es sich, diese Abrechnungen genau zu prüfen! Vier Punkte müssen beachtet werden:

I. Alle Umlagen müssen im Mietvertrag vereinbart sein. Wurde keine Vereinbarung getroffen, geht man davon aus, dass der Vermieter die Kosten selbst tragen muss!

II. Bei der Umlagevereinbarung muss die Anlage 3 zu § 27 Absatz 1 der Zweiten Berechungsverordnung beachtet werden, in der alle umlegbaren Betriebskosten abschließend aufgezählt sind. Kosten, die dort nicht genannt sind, dürfen auch nicht auf den Mieter abgewälzt werden!

III. Alle Kosten zur Instandsetzung dürfen nicht auf die Mieter abgewälzt werden. Instandsetzungsarbeiten sind Arbeiten, die der Erhaltung der Mietsache dienen oder Schäden ausbessern. Betriebskosten sind dagegen Verbrauchskosten. Manchmal fallen Arbeiten an, die sowohl als Instandsetzungsarbeiten, als auch als Ersatz für Verbrauch angesehen werden können, dann können die Kosten nur teilweise umgelegt werden.

IV. Alle Ausgaben müssen im Rahmen einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entstanden sein. Dies setzt voraus, dass überflüssige Ausgaben möglichst vermieden werden (Gebot der Wirtschaftlichkeit). Der Vermieter st aber nicht gezwungen, ständig nach den billigsten Lösungen Ausschau zu halten, es besteht also gewisser Ermessensspielraum.

Liegen die Betriebskosten bei deutlich über 1,80 Euro/qm oder sind die Betriebskosten von einem Jahr auf das Andere stark gestiegen, sollte jede Abrechnung besonders genau überprüft werden. Welche Nebenkosten dürfen also abgerechnet werden? Maßgeblich ist die Anlage 3 zu § 27 Absatz 1 der Zweiten Berechungsverordnung, in der alle unlegbaren Nebenkosten abschließend aufgeführt sind. Insgesamt gibt es 17 verschiedene Nebenkostenarten:

1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

Dies betrifft insbesondere die Grundsteuer.
Nicht umlagefähig sind dagegen Beiträge des Vermieters zu Haus- und Grundbesitzervereinen, Kreditzinsen, Bankgebühren und Instandhaltungsrücklagen. Wird das Haus auch gewerblich genutzt, so muss nach Ansicht einiger Gerichte der entsprechende auf die Gewerbefäche anfallende Grundsteueranteil herausgerechnet werden.

2. Die Kosten der Wasserversorgung

Dies sind die Kosten für den Wasserverbrauch sowie ggf. die Zählermiete, die Kosten für den Betriebsstrom, die Wartung von Wasseraufbereitungs- und Hebeanlagen (Druckerhöhungsanlagen).
Anschaffungs- und Reparaturkosten, z.B. der Wasserleitungen , sind jedoch grundsätzlich keine Nebenkosten, so z.B. Kosten für Korrosionsschutz an Wasserleitungen (vgl. AG Lörrach in WM 1995, Seite 593).

3. Die Kosten der Entwässerung

Die Umlage der Abwasserkosten darf vereinbart werden. Eine Umlage ist aber unzulässig, wenn eben dies nicht geschehen ist (vgl. LG Stuttgart in WM 1974, Seite 256; LG Köln in WM 1986, Seite 323). Die Kosten der Entwässerung sind in der Regel an die bezogene Frischwassermenge gekoppelt. Sofern zusätzlich Kosten für Regenwasserabführung verlangt werden, können diese nach Meinung des AG Paderborn (veröffentlicht in der Zeitschrift WM 1985, Seite 369) nicht auf die Mieter umgelegt werden. Anders urteilte jedoch das OLG Düsseldorf (OLG Düsseldorf, Az.: 10 U 197/98; veröffentlicht in: WM 2000, Seite 591).

4. - 6. Kosten für Fernwärme, zentrale Heizungsanlagen, zentrale Brennstoffversorgung u.ä.

Die in diesen Abschnitten anfallenden Kosten können vom Mieter in der Regel nicht selbst überprüft werden. Hier blicken meistens nur Fachleute und Sachverständige durch den Dschungel von Kostenpositionen. Als Mieter kann man aber die Wirtschaftlichkeit anhand von Vergleichsdaten prüfen. Stellt sich ein z.B. Wärmelieferant als besonders teuer dar, so sollte nachgefragt werden, weshalb kein günstigerer Lieferant gefunden wurde. Bei der Abrechnung von Kosten zentraler Heizungsanlagen (Blockheizwerken) sollte darauf geachtet werden, dass keine Instandhaltungsmaßnahme umgelegt werden. Kosten für Ersatzteile, Personalkosten für den Austausch von Teilen dürfen keinesfalls umgelegt werden!

7. Fahrstuhlkosten

Typische Kostenpositionen sind hier die Kosten für den Betriebsstrom, die Beaufsichtigung, Bedienung, Pflege und die regelmäßige Überprüfung der Anlage durch den TÜV. Beliebt ist der Abschluss von sog. Vollwartungsverträgen. Hier ist darauf zu achten, dass von den Gesamtkosten ein entsprechender Anteil für Instandhaltungsmaßnahmen abgezogen wird. Dieser Anteil wird von der Rechtsprechung mit bis zu 50% beziffert (AG Köln, Urteil vom 02.12.1993 - 222 C 341/93: Sind die Aufzugskosten auf der Grundlage eines Vollwartungsvertrages, der auch nicht umlagefähige Instandsetzungskosten umfasst, berechnet worden, obliegt es dem Vermieter, die tatsächlich umlagefähigen Kosten im einzelnen substantiiert darzulegen. Kommt er dieser Substantiierungspflicht nicht nach, ist ein Abzug von 40-50 % der Gesamtkosten gerechtfertigt; LG Essen, Urteil vom 12.04.1991 - 1 S 768/90,veröffentlicht in: WM 91, 702: Die auf den Mieter umzulegenden Wartungskosten bei einem Vollwartungsvertrag für Aufzüge sind mit 50 % zu bewerten).
Streitig ist, ob Fahrstuhlkosten auch auf Erdgeschossmieter umgelegt werden dürfen. Die überwiegende Rechtssprechung bejaht dies, wenn eine derartige Umlage im Mietvertrag vereinbart wurde. Vor einer Beanstandung einer Abrechnung sollte man sich nach der örtlichen Rechtsprechungspraxis erkundigen.

8. Die Straßenreinigungs- und Müllabfuhrgebühren der Stadt

Immer wieder werden auch Entrümpelungsaktionen und Kosten für Bauschuttcontainer auf Mieter umgelegt. Jedenfalls nach überwiegender Rechtsprechung können Kosten für einmalige Entrümpelungsmaßnahmen des Vermieters nicht umgelegt werden, weil man davon ausgeht, dass der Vermieter dafür den Verursacher feststellen muss und die Kosten nicht der Gemeinschaft aller Mieter auferlegen darf. Hier ist aber auf regional unterschiedliche Rechtsprechung zu achten, denn einige Gerichte erlauben die Umlage von angekündigten Entrümpelungsaktionen, an denen alle Mieter teilnehemen können. Es empfiehlt sich im konkreten Fall eine Nachfrage beim Mieterverein oder Rechtsanwalt zur örtlichen Rechtsprechung!

9. Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

Umgelegt werden dürfen die Kosten für die laufende Säuberung der von den Mietern gemeinsam genutzten Bereiche. Problematisch sind hier überhöhte Kosten. Für ungelernte Putzkräfte sind Stundenlöhne von 8 bis 10 Euro angemessen. Bei deutlich höheren Kosten sollten sich Mieter daher die genauen Abrechnungsunterlagen und Verträge von der Hausverwaltung bzw. vom Vermieter zur Prüfung übersenden lassen. Wird die Hausreinigung von einem Hausmeister übernommen, dürfen keine zusätzlichen Reinigungskosten berechnet werden!
Bei der Ungezieferbekämpfung gilt das zum Sperrmüll Gesagte: Einsätze, die durch einzelne Mieter verursacht wurden (verdreckte Wohnung), müssen vom Verursacher getragen werden und dürfen nicht auf die Gemeinschaft umgelegt werden.

10. Gartenpflegekosten

Umlagefähige Kosten sind alle Sach- und Personalkosten, die durch die Pflege der hauseigenen Grünanlage, der Zugänge und Zufahrten sowie ggf. des Spielplatzes entstehen. Umlagefähig sind Anschaffungskosten für Pflanzen und Gehölze (eine andere Auffassung vertritt aber das LG Hamburhg in WM 1985, S. 369), die Erneuerung des Rasens, die Kosten des Gießwassers oder der Austausch von Spielsand (Sandkasten).
Das Anpflanzen und Fällen von Bäumen, die komplette Neuanlage eines Gartens oder die Anschaffung von Gartengeräten sind nicht umlagefähig. Umlagefähig sind die Kosten einer Gartenbaufirma, wobei hier wieder auf Wirtschaftlichkeit zu achten ist. Kümmert sich der Hausmeister um den Garten, dürfen über das Hausmeister-Gehalt hinaus keine weiteren Personalkosten angesetzt werden.

11. Kosten der Beleuchtung (Stromkosten)

Für die Beleuchtung der von den Mietern gemeinsam genutzten Bereiche wie Flure, Speicher, Keller, Höfe usw. dürfen Stromkosten umgelegt werden.
Nicht umlagefähing sind dagegen die Stromkosten für (Tief-)Garagen, diese müssen die Garagenmieter gesondert tragen. Der Vermieter hat insoweit für getrennte Zählereinrichtungen zu sorgen! Ebenfalls nicht Umlagefähig ist der Ersatz für Glühbirnen, dieser Posten fällt unter Instandsetzung.

12. Kosten der Schornsteinreinigung

Diese sind nach Gebührenordnung festgelegt, es gibt also keine Proleme. Achten Sie aber darauf, dass der Schornsteinfeger nicht nochmals in der Heizkostenabrechnung auftaucht. Dies wäre eine unzulässige Doppelabrechnung!

13. Kosten der Sach- und Haftpfichtversicherungskosten

Hierzu gehören ausschließlich Gebäuderversicherungen gegen Feuer, Sturm. Wasserschäden, Glasversicherung und Haftpflichtversicherung bezüglich Gebäude, Aufzug und Öltank.
Unzulässig ist dagegen die Umlage von Kosten für Rechtsschutzversicherung des Vermieters und eine Mietausfall- oder Reparaturkostenversicherung!

14. Kosten für den Hauswart

Hier ist auf unzulässige Doppelabrechnungen zu achten. Soweit der Hausmeister Arbeiten aus den Ziffern 2. bis 10. verrichtet, dürfen diese dort nicht mehr abgerechnet werden! Ausserdem sind pauschal Kostenanteile für Verwaltung und Instandsetzung herauszurechnen, die in der Rechtsprechung mit 15% bis 50% beziffert werden (AG Köln, veröffentlicht in: WM 1995, Seite 120; LG Köln, veröffentlicht in WM 1192, Seite 115). Im Zweifelsfalle sollte man sich den Hausmeistervertrag, die Dienstanweisung und die Lohnabrechnung vorlegen lassen!

15. Kosten für den Betrieb einer Gemeinschaftsantenne, Betrieb des Kabelnetzes

Hierunter zählen nur Miete, Strom und Wartung der Anlagen, nicht aber Reparaturen (Instandsetzung!). Zulässig ist die Umlage der Kosten der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteileranlage inkl. Strom, Wartung und monatlicher Grundgebühr, nicht aber einmalige Anschlussgebühren!

16. Kosten des Betriebs von Wascheinrichtungen (Waschküche)

Hier Fallen alle Ausgaben für Strom, Wasser, Reinigung und Wartung an, von denen Einnahmen (Waschmünzen-Verkauf) abzuziehen sind.

17. Sonstige Betriebskosten

Sonstige Kosten dürfen nur abgerechnet werden, wenn die Kostenpunkte im Mietvertrag festgelegt sind oder es sich um nicht zuordenbare Kosten (s.o. Nr. 1 - 16) von geringerer wirtschaftlicher Bedeutung handelt. Zu nenne wären z.B. Kosten für die Wartung von Feuerlöschgeräten und Blitzschutzanlagen. Sind im Mietvertrag keine Angaben zum Punkt "Sonstige Betriebskosten" gemacht worden, so ist im Zweifel davon auszugehen, dass diese nicht umgelegt werden dürfen (umstritten, aber so entschieden vom OLG Oldenburg in WM 1995, Seite 430; LG Osnabrück in WM 1995, Seite 434; örtliche Rechtsprechung sollte nachgefragt werden!).
Zu nicht umlegbaren Kosten zählt dagegen die Dachrinnenreinigung oder TÜV-Abnahmekosten für Versorgungsgeräte (Bsp. Flüssiggasbehälter). Unzulässig ist auch die Umlage von Erbpachtzinsen, Kontoführungsgebühren, Bankzinsen des Vermieters.

Besondere Beachtung sollten bei der Überprüfung einer Nebenkostenabrechnung folgende Punkte finden:

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer in allen maßgeblichen Einzelrechnungen darf der Vermieter nur umlegen, wenn er umsatzsteuerpflichtig ist. Dies trifft insbesondere auf private (Einzel-)Vermieter zu. Werden die Wohnungen gewerblich vermietet, also in der Regel durch Immobiliengesellschaften oder auch privaten Kapitalanlegern, die sich zu einer GbR zusammengeschlossen haben, besteht eine Vorsteuerabzugsberechtigung, d.h. die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) kann vom Finanzamt zurückgefordert werden. Unerheblich ist dabei, ob der Vermieter tatsächlich eine Erstattung beantragt wurde, es genügt die Berechtigung dazu.

Gemischte Nutzung des Hauses (Gewerbe/Wohnungen)

Wie vereinzelt schon angesprochen muss darauf geachtet werden, dass
a) Kosten, die nur durch Gewerbemieter verursacht werden, gesondert abgerechnet werden (insb. Strom, Wasser, Müll)
b) Kosten, die für das ganze Haus anfallen und nicht in gewerblich und nicht gewerblich getrennt werden können, auch auf die Gewerbemieter umgelegt werden (s.o. z.B. Grundsteueranteile).

Was muss ich beachten, wenn seit Jahren falsch abgerechnet wurde?

Wenn ein Mieter aus Unkenntnis nicht vereinbarte oder unzulässige Kosten mehrere Jahre lang bezahlt hat, kann daraus in der Regel kein „stillschweigendes Einverständnis" abgeleitet werden. Teilweise geht aber die Rechtsprechung auch von der Verwirkung von Rückforderungsansprüchen aus, wenn immer anstandslos bezahlt wurde. Es empfiehlt sich also eine regelmäßige Kontrolle. Bei Verdachtsmomenten sollte man Zahlungen nur unter Vorbehalt leisten. In jedem Falle ist die allgemeine Verjährungsfrist von 3 Jahren für Abrechnungen seit dem 01.01.2002 und 4 Jahre für Abrechnungen vor dem 01.01.2002 zu beachten (Neuregelung der Verjährungsfristen durch die Schuldrechtsreform)!

Kann der Vermieter Vereinbarungen zu Nebenkosten im Mietvertrag nachträglich ändern?

Grundsätzlich können im Einvernehmen mit dem Mieter Regelungen des Mietvertrages geändert werden. Als Mieter muss man aber nicht zustimmen. Eine einseitige "Änderung" oder "Ergänzung" ist in jedem Falle unbeachtlich. Es muss auch nicht ausdrücklich widersprochen werden, da das Schweigen des Mieters kein Indiz für eine Zustimmung zur Änderung ist. Jedoch sollten dann auch entsprechende Zahlungen auf die "ergänzten" Kosten vermieden werden, da anderenfalls doch von einer sog. "konkludenten Zustimmung" zur Änderung ausgegangen werden kann.
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